สิ่งที่ได้เรียนรู้ในครั้งนี้
ดิฉันได้เรียนรู้ถึงรายละเอียดของเรื่องต่างๆมากมาย เกี่ยวกับเรื่อง การเขียนจดหมาย ซึ่งวันนี้ได้เรียนการเขียนจดหมายธุรกิจและการเขียนจดหมายเชิงกิจธุระ ในแต่ละอย่างก็มีเนื้อหาความรู้ดังนี้
แบบฟอร์ม
คือ เอกสารที่จัดทำขึ้น โดยเว้นช่องว่างไว้สำหรับให้บุคคลแต่ละคนกรอกข้อความลงไป เพื่อให้เป็นการสะดวกแก่ผู้รวบรวมในการข้อความนั้นไปใช้ประโยชน์ในด้านต่าง ๆ
แบ่งเป็น 4 ประเภท
1. แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อบังคับหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน แบบฟอร์มชนิดนี้หน่วยงานเป็นผู้จัดเตรียมขึ้น
2. แบบฟอร์มผู้อื่นขอความร่วมมือให้กรอก แบบฟอร์มใช้เพื่อต้องการทราบข้อมูลทั้งที่เป็นข้อเท็จจริง
3. แบบฟอร์มใช้ภายในองค์การ องคืการสมัยนี้มีระบบการรวบรวมเรื่องราวทุกชนิดที่เกี่ยวกับบุคลากรในหน่วยงานของตนด้วยวิะีให้กรอก เช่น แบบฟอร์มใบลา
4. แบบฟอร์มสัญญา สัญญาในที่นี้ หมายถึง เอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย เช่น สัญญาซื้อขายสินค้า
การเขียนจดหมายกิจธุระ
คือ จดหมายที่เขียนไปเพื่อติดต่อสื่อสารกันระหว่างบุคคลหรือหน่วยงาน องค์กรต่าง ๆ เพื่อแจ้งเรื่องการงานหรือเรื่องส่วนตัว โดยต้องไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจการค้า จดหมายเชิงกิจธุระ ได้แก่ จดหมายลาป่วย จดหมายลากิจ จดหมายขอความร่วมมือหรือขอความช่วยเหลือ (การขอความอนุเคราะห์) จากองค์กรหรือหน่วยงานต่าง ๆ (กึ่งทางการ)
- จดหมายเปิดผนึก คือ เป็นจดหมายประเภทกิจธุระเขียนเผยแพร่ต่อสาธารณะชน สื่อมวลชน (ต้องการให้ทุกคนรู้ เช่น เขียนจดหมายไปให้นักข่าวเพื่อเอาข่าวนี้ไปเผยแพร่)
- จดหมายราชการ หรือหนังสือราชการ เป็นจดหมายที่ติดต่อสื่อสารระหว่างส่วนราชการหนึ่งกับอีกส่วนราชการหนึ่ง (ต้องใช้ภาษาระดับทางการ)
- การเขียนประกาศ ประกาศเป็นการสื่อสารที่ใช้เผยแพร่ได้กว้างขวาง
* ประกาศทางราชการ มักจะมีข้อความที่ค่อนข้างยาว ละเอียดและเกี่ยวเนื่องกับตัวบทกฎหมาย โดยมีจุดประสงค์จะประกาศแจ้งให้บุคคลทั่วไปได้รับทราบ
การเขียนจดหมายธุรกิจ
ประเภทของจดหมาย มีดังนี้
1. จดหมายส่วนตัว : จดหมายถึงเพื่อน ญาติพี่น้อง
2. จดหมายกิจธุระ : จดหมายลาป่วย ลากิจ
3. จดหมายธุรกิจ : จดหมายติดต่อเพื่อประโยชน์ทางธุรกิจ
4. หนังสือราชการ : เอกสารที่ใช้ในการติดต่อกับราชการ
ประเภทของจดหมายธุรกิจ มีดังนี้
1. จดหมายสมัครงาน
2. จดหมายเปิดเครดิต หรือขอเปิดบัญชี
3. จดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการ
4. จดหมายสอบถามและตอบสอบถาม
5. จดหมายสั่งซื้อสินค้า
6. จดหมายตอวา และปรับความเขาใจ
7. จดมายเตือนหนี้ และทวงหนี้
8. จดหมายไมตรีจิต
6. จดหมายตอวา และปรับความเขาใจ
7. จดมายเตือนหนี้ และทวงหนี้
8. จดหมายไมตรีจิต
รูปแบบของจดหมายธุรกิจ
- จดหมายธุรกิจแบบราชการ
- จดหมายธุรกิจแบบไมย
- จดหมายธุรกิจแบบสากล ใช้กันเป็นสากล ได้แก่
- แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า ยกเว้นเฉพาะที่อยู่ผู้ส่ง (กรณีที่ใช้หัวจดหมายที่พิมพ์สำเร็จรูปไว้)
- แบบเซมิบล็อก พิมพ์ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายเหมือนแบบมอดิไฟด์บล็อก เพียงแต่ทุกย่อหน้าบรรทัดแรกของข้อความให้ย่อหน้าเข้าไป 5 - 10 เคาะ ทุกย่อหน้า
การเขียนหัวข้อต่างๆ ในจดหมายธุรกิจ
- หัวข้อจดหมาย ชื่อและที่อยู่ของบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการเจ้าของจดหมาย เพื่อบอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับดังกล่าวมาจากที่ใด และจะตอบจดหมายส่งหลับไปยังที่ใด โดยอาจอยู่กลางหน้ากระดาษ ทางด้านซ้าย หรือทางด้านขวามือก็ได้
- วันเดือนปี วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่ออันอาจมีขึ้นในภายหลัง ให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พ.ศ.
- เรื่อง เขียนสั้นๆกะทัดรัด
- คำขึ้นต้น มักใช้คำว่า "เรียน"
- ข้อความ มักเขียน 2-3 ย่อหน้า
- คำลงท้าย “ขอแสดงความนับถือ” แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้น และถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
- ชื่อเต็ม การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่ออันได้แก่ ชื่อ นามสกุล และคำนำหน้าบอกสถานภาพ ตลอดจนตำแหน่ง โดยพิมพ์ห่างจากคำลงท้ายประมาณ ๔ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยวทั้งนี้เพื่อเว้นที่ว่างไว้สำหรับลงลายมือชื่อ นอกจากการพิมพ์ชื่อเต็มแล้ว บริษัทบางแห่งนิยมพิมพ์ชื่อบริษัทไว้ในส่วนนี้ด้วย โดยอาจพิมพ์ให้อยู่เหนือหรือใต้ชื่อที่พิมพ์เต็ม
- ตำแหน่งของผู้ลงนามในจดหมาย (ต้องใส่ เช่น ตำแหน่ง นักศึกษา)
- อักษรย่อของผู้ลงนามหรือผู้พิมพ์
- สิ่งที่ส่งมาด้วย ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น ในกรณีที่มีสิ่งของหรือเอกสารมากกว่า ๑ รายการ นิยมบอกเป็นเลขลำดับ อย่างไรก็ดี บางหน่วยงานที่ยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ อาจวางตำแหน่งของสิ่งที่ส่งมาด้วยต่อจากส่วนคำขึ้นต้น
ลักษณะของภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมายธุรกิจ
- จดหมายส่วนตัว
- จดหมายสอบถาม
- จดหมายตอบสอบถาม
ความรู้ใหม่
1. ได้ถึงองค์การกับองค์กร อะไรใหญ่กว่ากัน
องค์กร
- บุคคล และคณะบุคคล หรือสถาบัน ซึ่งเป็นส่วนประกอบของหน่วยงานใหญ่
องค์การ
- ศูนย์รวมกลุ่มบุคคลหรือกิจการที่ประกอบกันขึ้นเป็นหน่วยงานเดียวกัน เพื่อดำเนินกิจการตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในกฎหมายหรือในตราสารจัดตั้งซึ่งอาจเป็นหน่วยงานของรัฐ เช่น องค์การของรัฐบาล หน่วยงานเอกชน เช่น บริษัทจำกัด สมาคม หรือหน่วยงานระหว่างประเทศ เช่น องค์การสหประชาชาติ
***ข้อสรุป คือ องค์การใหญ่กว่าองค์กร***
2. ได้รู้ถึงการเขียนคำลงท้ายในจดหมายกิจธุระ ว่าสิ่งใดเหมาะกับบุคคใด
- ขอแสดงความเคารพ ใช้กับบุคคลที่ใกล้ชิดกัน เช่น พ่อแม่,ครู
- ขอแสดงความนับถือ ใช้กับบุคคลทั่วไปที่เราไม่รู้จักแต่จำเป็นต้องติดต่อด้วย
ข้อเสนอแนะ
การเรียนการสอนในครั้งนี้ได้ทั้งความรู้เรื่องของการเขียนจดหมายและประเภทของจดหมาย แล้วท่านอาจารย์มีการอธิบายและสอนที่ดีซึ่ง ทำให้นักศึกษาเข้าใจได้ง่ายอีกทั้งยังมีคำถาม ให้ได้ตอบ - ได้คิด
การเขียนหัวข้อต่างๆ ในจดหมายธุรกิจ
- หัวข้อจดหมาย ชื่อและที่อยู่ของบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการเจ้าของจดหมาย เพื่อบอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับดังกล่าวมาจากที่ใด และจะตอบจดหมายส่งหลับไปยังที่ใด โดยอาจอยู่กลางหน้ากระดาษ ทางด้านซ้าย หรือทางด้านขวามือก็ได้
- วันเดือนปี วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่ออันอาจมีขึ้นในภายหลัง ให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พ.ศ.
- เรื่อง เขียนสั้นๆกะทัดรัด
- คำขึ้นต้น มักใช้คำว่า "เรียน"
- ข้อความ มักเขียน 2-3 ย่อหน้า
- คำลงท้าย “ขอแสดงความนับถือ” แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้น และถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
- ชื่อเต็ม การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่ออันได้แก่ ชื่อ นามสกุล และคำนำหน้าบอกสถานภาพ ตลอดจนตำแหน่ง โดยพิมพ์ห่างจากคำลงท้ายประมาณ ๔ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยวทั้งนี้เพื่อเว้นที่ว่างไว้สำหรับลงลายมือชื่อ นอกจากการพิมพ์ชื่อเต็มแล้ว บริษัทบางแห่งนิยมพิมพ์ชื่อบริษัทไว้ในส่วนนี้ด้วย โดยอาจพิมพ์ให้อยู่เหนือหรือใต้ชื่อที่พิมพ์เต็ม
- ตำแหน่งของผู้ลงนามในจดหมาย (ต้องใส่ เช่น ตำแหน่ง นักศึกษา)
- อักษรย่อของผู้ลงนามหรือผู้พิมพ์
- สิ่งที่ส่งมาด้วย ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น ในกรณีที่มีสิ่งของหรือเอกสารมากกว่า ๑ รายการ นิยมบอกเป็นเลขลำดับ อย่างไรก็ดี บางหน่วยงานที่ยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ อาจวางตำแหน่งของสิ่งที่ส่งมาด้วยต่อจากส่วนคำขึ้นต้น
ลักษณะของภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมายธุรกิจ
- จดหมายส่วนตัว
- จดหมายสอบถาม
- จดหมายตอบสอบถาม
ความรู้ใหม่
1. ได้ถึงองค์การกับองค์กร อะไรใหญ่กว่ากัน
องค์กร
- บุคคล และคณะบุคคล หรือสถาบัน ซึ่งเป็นส่วนประกอบของหน่วยงานใหญ่
องค์การ
- ศูนย์รวมกลุ่มบุคคลหรือกิจการที่ประกอบกันขึ้นเป็นหน่วยงานเดียวกัน เพื่อดำเนินกิจการตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในกฎหมายหรือในตราสารจัดตั้งซึ่งอาจเป็นหน่วยงานของรัฐ เช่น องค์การของรัฐบาล หน่วยงานเอกชน เช่น บริษัทจำกัด สมาคม หรือหน่วยงานระหว่างประเทศ เช่น องค์การสหประชาชาติ
***ข้อสรุป คือ องค์การใหญ่กว่าองค์กร***
2. ได้รู้ถึงการเขียนคำลงท้ายในจดหมายกิจธุระ ว่าสิ่งใดเหมาะกับบุคคใด
- ขอแสดงความเคารพ ใช้กับบุคคลที่ใกล้ชิดกัน เช่น พ่อแม่,ครู
- ขอแสดงความนับถือ ใช้กับบุคคลทั่วไปที่เราไม่รู้จักแต่จำเป็นต้องติดต่อด้วย
ข้อเสนอแนะ
การเรียนการสอนในครั้งนี้ได้ทั้งความรู้เรื่องของการเขียนจดหมายและประเภทของจดหมาย แล้วท่านอาจารย์มีการอธิบายและสอนที่ดีซึ่ง ทำให้นักศึกษาเข้าใจได้ง่ายอีกทั้งยังมีคำถาม ให้ได้ตอบ - ได้คิด
ในระหว่างที่มีการสอนเรื่องต่างๆไปด้วย เพื่อเป็นการทดสอบถึงความเข้าใจของเรื่องนั้นๆ ทำให้นักศึกษาเรียนรายวิชานี้ แบบมีความสุข รู้สึกสนุกสนานและไม่เครียดที่จะเรียน อีกทั้งยังได้ความรู้ของเรื่องนั้นๆแบบเข้าใจและสามารถนำไปใช้ได้ถูกต้องในชีวิตประจำวันของเรา
นางสาวสุนันทา แก้วเกตุ รหัสนักศึกษา 55113400170 ตอนเรียน D1
