บันทึกการเรียนรู้ครั้งที่ 8

สิ่งที่ได้เรียนรู้ในครั้งนี้

    ดิฉันได้เรียนรู้ถึงรายละเอียดของเรื่องต่างๆมากมาย เกี่ยวกับเรื่อง การเขียนจดหมาย ซึ่งวันนี้ได้เรียนการเขียนจดหมายธุรกิจและการเขียนจดหมายเชิงกิจธุระ ในแต่ละอย่างก็มีเนื้อหาความรู้ดังนี้

แบบฟอร์ม

    คือ  เอกสารที่จัดทำขึ้น โดยเว้นช่องว่างไว้สำหรับให้บุคคลแต่ละคนกรอกข้อความลงไป เพื่อให้เป็นการสะดวกแก่ผู้รวบรวมในการข้อความนั้นไปใช้ประโยชน์ในด้านต่าง ๆ

แบ่งเป็น  4  ประเภท

1. แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อบังคับหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน  แบบฟอร์มชนิดนี้หน่วยงานเป็นผู้จัดเตรียมขึ้น

2. แบบฟอร์มผู้อื่นขอความร่วมมือให้กรอก  แบบฟอร์มใช้เพื่อต้องการทราบข้อมูลทั้งที่เป็นข้อเท็จจริง

3. แบบฟอร์มใช้ภายในองค์การ องคืการสมัยนี้มีระบบการรวบรวมเรื่องราวทุกชนิดที่เกี่ยวกับบุคลากรในหน่วยงานของตนด้วยวิะีให้กรอก เช่น แบบฟอร์มใบลา

4. แบบฟอร์มสัญญา  สัญญาในที่นี้  หมายถึง  เอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย เช่น สัญญาซื้อขายสินค้า

การเขียนจดหมายกิจธุระ

    คือ  จดหมายที่เขียนไปเพื่อติดต่อสื่อสารกันระหว่างบุคคลหรือหน่วยงาน องค์กรต่าง ๆ  เพื่อแจ้งเรื่องการงานหรือเรื่องส่วนตัว  โดยต้องไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจการค้า  จดหมายเชิงกิจธุระ  ได้แก่  จดหมายลาป่วย  จดหมายลากิจ  จดหมายขอความร่วมมือหรือขอความช่วยเหลือ  (การขอความอนุเคราะห์)  จากองค์กรหรือหน่วยงานต่าง  ๆ (กึ่งทางการ)

      - จดหมายเปิดผนึก  คือ  เป็นจดหมายประเภทกิจธุระเขียนเผยแพร่ต่อสาธารณะชน สื่อมวลชน (ต้องการให้ทุกคนรู้ เช่น เขียนจดหมายไปให้นักข่าวเพื่อเอาข่าวนี้ไปเผยแพร่)

      - จดหมายราชการ  หรือหนังสือราชการ  เป็นจดหมายที่ติดต่อสื่อสารระหว่างส่วนราชการหนึ่งกับอีกส่วนราชการหนึ่ง  (ต้องใช้ภาษาระดับทางการ)

      - การเขียนประกาศ  ประกาศเป็นการสื่อสารที่ใช้เผยแพร่ได้กว้างขวาง

        * ประกาศทางราชการ  มักจะมีข้อความที่ค่อนข้างยาว ละเอียดและเกี่ยวเนื่องกับตัวบทกฎหมาย  โดยมีจุดประสงค์จะประกาศแจ้งให้บุคคลทั่วไปได้รับทราบ

การเขียนจดหมายธุรกิจ

ประเภทของจดหมาย  มีดังนี้

1. จดหมายส่วนตัว  :  จดหมายถึงเพื่อน ญาติพี่น้อง

2. จดหมายกิจธุระ   :  จดหมายลาป่วย ลากิจ

3. จดหมายธุรกิจ     :  จดหมายติดต่อเพื่อประโยชน์ทางธุรกิจ

4. หนังสือราชการ   :  เอกสารที่ใช้ในการติดต่อกับราชการ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ  มีดังนี้

1. จดหมายสมัครงาน

2. จดหมายเปิดเครดิต หรือขอเปิดบัญชี

3. จดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการ

4. จดหมายสอบถามและตอบสอบถาม

5. จดหมายสั่งซื้อสินค้า
6. จดหมายตอวา และปรับความเขาใจ
7. จดมายเตือนหนี้ และทวงหนี้
8. จดหมายไมตรีจิต

รูปแบบของจดหมายธุรกิจ

-  จดหมายธุรกิจแบบราชการ

-  จดหมายธุรกิจแบบไมย

-  จดหมายธุรกิจแบบสากล  ใช้กันเป็นสากล  ได้แก่

     -  แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า ยกเว้นเฉพาะที่อยู่ผู้ส่ง (กรณีที่ใช้หัวจดหมายที่พิมพ์สำเร็จรูปไว้) 

    -  แบบเซมิบล็อก  พิมพ์ส่วนต่าง ๆ  ของจดหมายเหมือนแบบมอดิไฟด์บล็อก  เพียงแต่ทุกย่อหน้าบรรทัดแรกของข้อความให้ย่อหน้าเข้าไป  5  -  10  เคาะ  ทุกย่อหน้า 

การเขียนหัวข้อต่างๆ ในจดหมายธุรกิจ
- หัวข้อจดหมาย ชื่อและที่อยู่ของบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการเจ้าของจดหมาย เพื่อบอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับดังกล่าวมาจากที่ใด และจะตอบจดหมายส่งหลับไปยังที่ใด โดยอาจอยู่กลางหน้ากระดาษ ทางด้านซ้าย หรือทางด้านขวามือก็ได้
- วันเดือนปี  วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่ออันอาจมีขึ้นในภายหลัง ให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พ.ศ.
- เรื่อง  เขียนสั้นๆกะทัดรัด
- คำขึ้นต้น  มักใช้คำว่า "เรียน" 
- ข้อความ  มักเขียน 2-3 ย่อหน้า
- คำลงท้าย  “ขอแสดงความนับถือ” แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้น และถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ 
- ชื่อเต็ม  การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่ออันได้แก่ ชื่อ นามสกุล และคำนำหน้าบอกสถานภาพ ตลอดจนตำแหน่ง โดยพิมพ์ห่างจากคำลงท้ายประมาณ ๔ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยวทั้งนี้เพื่อเว้นที่ว่างไว้สำหรับลงลายมือชื่อ นอกจากการพิมพ์ชื่อเต็มแล้ว บริษัทบางแห่งนิยมพิมพ์ชื่อบริษัทไว้ในส่วนนี้ด้วย โดยอาจพิมพ์ให้อยู่เหนือหรือใต้ชื่อที่พิมพ์เต็ม
- ตำแหน่งของผู้ลงนามในจดหมาย  (ต้องใส่  เช่น ตำแหน่ง นักศึกษา)
- อักษรย่อของผู้ลงนามหรือผู้พิมพ์
- สิ่งที่ส่งมาด้วย  ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น ในกรณีที่มีสิ่งของหรือเอกสารมากกว่า ๑ รายการ นิยมบอกเป็นเลขลำดับ อย่างไรก็ดี บางหน่วยงานที่ยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ อาจวางตำแหน่งของสิ่งที่ส่งมาด้วยต่อจากส่วนคำขึ้นต้น

ลักษณะของภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมายธุรกิจ
- จดหมายส่วนตัว
- จดหมายสอบถาม
- จดหมายตอบสอบถาม

ความรู้ใหม่

1.  ได้ถึงองค์การกับองค์กร อะไรใหญ่กว่ากัน

    องค์กร
-  บุคคล และคณะบุคคล หรือสถาบัน ซึ่งเป็นส่วนประกอบของหน่วยงานใหญ่

    องค์การ
-  ศูนย์รวมกลุ่มบุคคลหรือกิจการที่ประกอบกันขึ้นเป็นหน่วยงานเดียวกัน เพื่อดำเนินกิจการตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในกฎหมายหรือในตราสารจัดตั้งซึ่งอาจเป็นหน่วยงานของรัฐ                         เช่น องค์การของรัฐบาล หน่วยงานเอกชน เช่น บริษัทจำกัด สมาคม หรือหน่วยงานระหว่างประเทศ เช่น องค์การสหประชาชาติ
    ***ข้อสรุป คือ องค์การใหญ่กว่าองค์กร***

2.  ได้รู้ถึงการเขียนคำลงท้ายในจดหมายกิจธุระ ว่าสิ่งใดเหมาะกับบุคคใด
-  ขอแสดงความเคารพ  ใช้กับบุคคลที่ใกล้ชิดกัน เช่น พ่อแม่,ครู
-  ขอแสดงความนับถือ   ใช้กับบุคคลทั่วไปที่เราไม่รู้จักแต่จำเป็นต้องติดต่อด้วย 

ข้อเสนอแนะ

    การเรียนการสอนในครั้งนี้ได้ทั้งความรู้เรื่องของการเขียนจดหมายและประเภทของจดหมาย แล้วท่านอาจารย์มีการอธิบายและสอนที่ดีซึ่ง ทำให้นักศึกษาเข้าใจได้ง่ายอีกทั้งยังมีคำถาม ให้ได้ตอบ - ได้คิด

ในระหว่างที่มีการสอนเรื่องต่างๆไปด้วย เพื่อเป็นการทดสอบถึงความเข้าใจของเรื่องนั้นๆ                 ทำให้นักศึกษาเรียนรายวิชานี้ แบบมีความสุข รู้สึกสนุกสนานและไม่เครียดที่จะเรียน อีกทั้งยังได้ความรู้ของเรื่องนั้นๆแบบเข้าใจและสามารถนำไปใช้ได้ถูกต้องในชีวิตประจำวันของเรา  

นางสาวสุนันทา  แก้วเกตุ  รหัสนักศึกษา 55113400170  ตอนเรียน D1